Stakeholder relations

Juist omdat we de betrokkenheid zoeken als onderdeel van het businessmodel, is het van groot belang verschillende doelgroepen elk op hun eigen wijze te benaderen.

Donor Relations
Gedurende het jaar worden vanaf de aanmelding als donateur verschillende contactmomenten onderscheiden waarbij de donateur wordt geïnformeerd over de status en voortgang van zijn donatie. Met email en internet garanderen we een regelmatige interactie met de donateurs:

• Persoonlijke voortgangsrapportage (tweemaal per jaar).
• Net4kids nieuwsbrieven (minimaal driemaal per jaar).
• Project updates (minimaal tweemaal per jaar).
• Jaarverslag (eenmaal per jaar).

Projectrapportages
Persoonlijke terugkoppeling staat centraal in het model van Net4kids. Het prijzengeld van de Transparant Prijs (€ 10.000) wordt daarom geïnvesteerd in het creëren van een nog grotere samenhang tussen onze verschillende rapportages: projecten en organisatie.  We willen de individuele verslaglegging per donateur verder professionaliseren, met voor iedere donateur een persoonlijke website waarop precies te zien is hoe het met zijn/haar project en donaties gaat. Al deze wensen worden gebundeld door de ontwikkeling van een soort 'My Net4kids' dat in 2008 gelanceerd zal worden.

Tot die tijd wordt het merendeel van de rapportages per email verstuurd. Voor zakelijke donateurs wordt (tot de komst van MyNet4kids) een eigen minisite ter beschikking gesteld. De minisites bevatten alle informatie rond de sponsoring: de sponsor en de context van sponsoring, de projecten, rapportages en vaak ook fotoalbums en videorapportages. Met een vast format en de mogelijkheid voor de donateur om zelf content aan te leveren, is het een goed platform voor communicatie voor de donateur en diens belangrijkste doelgroepen.

Bereikbaarheid & persoonlijk contact
Hoewel we ernaar streven zoveel mogelijk contact via internet te laten verlopen, bestaat voor donateurs natuurlijk altijd de mogelijkheid om rechtstreeks contact op te nemen met de organisatie voor vragen en opmerkingen. Bereikbaarheid staat tenslotte aan de basis van persoonlijke betrokkenheid en transparantie. We hebben inmiddels een redelijk stabiele kantoorbezetting, verder ondersteund door de telefonistenservices van Facility Office Support. Daarmee kunnen we tijdens kantooruren een bereikbaarheid van vrijwel 100% garanderen.

Met de nieuwe website kunnen we (potentiële) donateurs nog beter van dienst zijn. In 2006 zocht 10% van de mensen die een donatie wilden doen van te voren persoonlijk contact met Net4kids. Naar schatting was dat voor het afgelopen jaar nog maar 5%.

De belangrijkste redenen voor (potentiële) donateurs om contact te zoeken zijn:

• Schenkingsaktes.
• Betaalinformatie.

Donor meets project
Om de betrokkenheid met de projecten verder te vergroten is het streven om jaarlijks minimaal één ‘donateur-ontmoet-projectpartner’-sessie te organiseren. Dit is afhankelijk van het schema van de projectpartner, aangezien de prioriteit natuurlijk moet liggen bij het uitvoeren van het project ter plaatse en het niet altijd mogelijk of wenselijk is mensen daaraan te onttrekken. In 2007 hebben we twee buitenlandse projectpartners mogen ontvangen. Tirtha Rasaili van Child Watabaran Center Nepal is in februari op bezoek geweest in Nederland. Hij heeft een presentatie gegeven bij hoofdsponsor Leaseplan en het Net4kids team. Sister Cyril is ook weer in Nederland geweest, ditmaal samen met vijf van haar ‘Rainbow girls’. Ook zij heeft ontmoetingen gehad met team en donateurs. Dergelijke bijeenkomsten geven een extra impuls aan de organisatie, die tot uiting komt in meer enthousiasme en saamhorigheid tussen alle betrokkenen.

Organisation sponsor relations
Onze organisatiesponsors zijn met geld, goederen of diensten het vliegwiel voor de kinderhulp waar wij zo in geloven. Wij willen hen graag op de hoogte houden van wat er precies met hun bijdrage is gebeurd en hoe onze organisatie ervoor staat. De nieuwsbrieven en het jaarverslag zijn hierin niet altijd toereikend omdat de bijdrage van de organisatiesponsors niet direct tot één project of een groep kinderen is terug te voeren.
Daarom bieden wij in aanvulling op onze nieuwsbrieven en jaarverslag ook presentaties aan.  In 2007 hebben we bij drie donateurs persoonlijk een toelichting gegeven. 

Project relations
Net4kids heeft 24 projecten in tien landen, die allemaal uitgevoerd worden door onze lokale partners. Uiteindelijk zijn zíj het die van dag tot dag de kinderen waar wij geld voor ophalen een beter leven proberen geven. Los van cultuurverschillen wordt communicatie met onze partners nog verder bemoeilijkt door taal- en tijdsverschillen. Daarom biedt Net4kids digitaal alle informatie – van website tot jaarverslag – ook in het Engels aan. Zo blijft iedereen op gelijk niveau geïnformeerd.

Daarnaast heeft iedere projectpartner een eigen accountmanager. Deze ziet toe op de uitvoering van het project en de toevoer van informatie ten behoeve van donateurs en ondersteunt de projectpartner vanuit Nederland waar mogelijk. Met enige regelmaat hebben zijn per email of per telefoon contact. Press relations
Met een zeer klein marketingbudget is PR het belangrijkste instrument om de naamsbekendheid van Net4kids te vergroten. De pers is daarom een doelgroep, die Net4kids waar mogelijk probeert te betrekken bij de voortgang van de organisatie en haar projecten. Zo worden er met enige regelmaat voortgangsrapportages gestuurd naar een selecte groep journalisten. Dit lijkt voorzichtig resultaten te genereren.

Team relations
Ook investeren in onze eigen interne communicatie blijft nodig. Het voltallige team ontmoet elkaar slechts vier maal per jaar. Wij opereren ook binnen disciplines zoveel mogelijk als een virtuele organisatie, zonder elkaar dagelijks te zien. Daarom is het afgelopen jaar geïnvesteerd in een intranet en een maandelijkse nieuwsbrief, die naast informatie ook sterker tot actie aan moet zetten.