Automatisering

De grote groei van Net4kids betekent dat het niet langer mogelijk, laat staan wenselijk, is veel te improviseren. Goede processen en systemen moeten het werk verlichten, niet alleen intern voor Net4kids, maar ook op het overgangsgebied tussen projectpartners en Net4kids. Bij voorkeur verzorgt de locale projectorganisatie uploads van alle rapportages rechtstreeks naar de servers van Net4kids. Het scheelt tijd en geld – en standaardisatie van input verhoogt de kwaliteit van de output enorm.

Samen met de Partnership Foundation is een pilot opgezet om projectrapportages volgens vaste formats aangeleverd te gaan krijgen. Twee leden van het ICT team, Hugo Lingeman en Marielle van der Wardt, zijn daarom begin 2006 naar Calcutta gereisd om ter plaatse de goede ‘tools’ te implementeren. Met persoonlijke opleiding en begeleiding ter plaatse bleek het toch nog enige maanden te duren voordat de eerste rapportages conform de standaards en afspraken geleverd werden. Inmiddels werkt dat goed en scheelt het nieuwe proces niet alleen tijd maar ook geld aan de lokale organisatie in Calcutta.

Verbetering aan de inputzijde, de kant van de projectpartners, zal daarom ook in 2007 een speerpunt blijven, al is het tijdsplan daarvan aangepast met oog op de moeizame introductie bij de pilot in Calcutta.

Een tweede ontwikkeling ten bate van de stroomlijning van processen betreft de eenduidige beschikbaarheid van financiële data. Inzet daarvan is om de informatie die op de website wordt gepubliceerd synchroon te laten lopen met online transacties en informatie over sponsors. De blauwdruk voor verbeteringen is inmiddels gemaakt en met heldere procesafspraken wordt de periode tot de bouw van de nieuwe website, waarin ook deze zaken dienen te worden geadresseerd, overbrugd.