Stakeholder relations

Een heldere relatie met alle belanghebbenden is voor Net4kids van groot belang. Het is randvoorwaardelijk voor het succes van de organisatie. Verschillende doelgroepen worden daarbij onderscheiden, elk met hun eigen contactintensiteit.

Donor relations
Gedurende het jaar worden, vanaf de aanmelding als donateur, verschillende contactmomenten onderscheiden waarbij de donateur wordt geïnformeerd over de status en voortgang van zijn donatie. Met email en internet garanderen we een regelmatige interactie met de donateurs:

  • Persoonlijke voortgangsrapportage (2x per jaar) Bekijk de voorbeelden voor de verschillende projecten.
  • Net4kids nieuwsbrieven (4x per jaar – in 2006 maar 3x gerealiseerd)
  • Project updates (minimaal 2x per jaar, waar toepasselijk meer)
  • Algemene informatie (continue via internet)

My Net4kids & minisites
Waar we met de nieuwe website toe willen groeien naar een ‘my net4kids’- omgeving, waarin iedereen de voor hem of haar relevante informatie overzichtelijk gepresenteerd krijgt, wordt het merendeel van de rapportages nu nog per e-mail verstuurd. Voor grote donateurs wordt in deze overbruggingsperiode een eigen minisite ter beschikking gesteld. Met een vaste format en de mogelijkheid voor de donateur om zelf content aan te leveren, is het een goed platform voor communicatie met de donateur en diens belangrijkste doelgroepen. De minisites bevatten alle informatie rond de sponsoring: de sponsor en de context van sponsoring, de projecten, rapportages en vaak ook fotoalbums en videorapportages.

Bereikbaarheid & persoonlijk contact
Hoewel we ernaar streven zoveel mogelijk contact via internet te laten verlopen, bestaat voor donateurs natuurlijk altijd de mogelijkheid om rechtstreeks contact op te nemen met de organisatie voor vragen en opmerkingen. Bereikbaarheid staat tenslotte aan de basis van persoonlijke betrokkenheid en transparantie. In de huidige bezetting is het niet altijd gelukt om de telefoon non-stop te bemensen. Zeker de laatste twee maanden van het jaar, met het wegvallen van het vaste secretariaat door zwangerschapsverlof, is onze bereikbaarheid minder geweest. Ondanks het feit dat we ons streven naar een eerste respons binnen 24 uur, van maandag tot vrijdag, in vrijwel alle gevallen waar hebben kunnen maken, worden er al plannen gemaakt om in 2007 onze bereikbaarheid en accurate opvolging verder te vergroten.

Op dit moment zoekt van de kleinere donateurs nog een kleine 10% persoonlijk contact voorafgaand aan een donatie. De nieuwe website met grotere transparantie en online mogelijkheden moet een verdere daling van dit percentage ondersteunen. Met grote donateurs bestaat vaak sowieso al offline contact, wat we willen handhaven omdat we ernaar streven de grote (zakelijke) donateurs breder te ondersteunen met hun MVO activiteiten.

De huidige vragen van donateurs hebben net als vorige jaar met name betrekking op:

  • Beschikbaarheid van project
  • Advisering voor projectkeuze
  • Informatie over betalen
  • Algemene informatie over de organisatie en de projecten

Donor meets project
Om de betrokkenheid met de projecten verder te vergroten is het streven om jaarlijks minimaal één of twee ‘donateur-ontmoet- projectpartner’-sessies te organiseren. Dit is afhankelijk van het schema van de projectpartner, aangezien de prioriteit natuurlijk moet liggen bij het uitvoeren van het project ter plaatse en het niet altijd mogelijk of wenselijk is mensen daaraan te onttrekken. In 2006 heeft een aantal van dat soort ontmoetingen plaats gevonden:

  • Op het charity golftoernooi van Made in Scotland waren zowel Vi@frica en de Partnership Foundation aanwezig om vragen te beantwoorden en toelichting te geven op hun projecten, waar fondsen voor werden opgehaald.
  • Twee vertegenwoordigers van het Remer project zijn bij hun corporate donateur op bezoek geweest.
  • Afgevaardigden van een grote corporate sponsor hebben een bezoek gebracht aan het door hen ondersteunde project van de Partnership Foundation, Loreto Dharamtala in Calcutta.

Organisation sponsor relations
Met name voor organisatiesponsoren is een separaat communicatietraject opgesteld. De resultaten van hun bijdrage zijn immers niet direct tot één project of groep kinderen terug te voeren. Toch zoekt Net4kids van hen minstens dezelfde betrokkenheid als van donateurs. Waar gedurende het jaar veel operationele communicatie plaatsvindt bij de ondersteuning van de organisatie in goederen of diensten, is het jaarverslag voor organisatiesponsors het meest formele communicatiemoment. Daarnaast ontvangen zij:

Na uitgebreid overleg en dankzij de sponsoring van Drukkerij Jubels is dit jaar besloten het belangrijkste contactmoment met de organisatiesponsoren – het jaarverslag – op te waarderen. Het resultaat ziet u hier. De vorm van het jaarverslag, waarbij de verschillende stichtingen ook los van elkaar rapporteren en gecombineerd worden met een vooruitblik voor 2007, benadrukt daarbij dat een jaarverslag geen eindpunt is, maar een momentopname van een continue inspanning.

Juist voor organisatiesponsoren bieden we als organisatie ook de mogelijkheid om te komen vertellen over Net4kids. Feitelijk sponsoren zij, met geld, goederen of diensten, het vliegwiel voor kinderhulp waar wij zo in geloven. In 2006 hebben we twee van dergelijke presentaties gegeven bij bestaande donateurs en een veelvoud bij prospects.

Project relations
Contact met onze projectpartners is minstens zo belangrijk als contact met donateurs. Alleen met een gelijkwaardige behandeling en een goede tweewegscommunicatie is het mogelijk om betrokkenheid te creëren bij zowel donateurs als projectpartners. Om die reden is de basis website van Net4kids in het Engels: zo hebben beide partijen, donateur en project partner, toegang tot dezelfde informatie. De toevoeging van Nederlands als officiële tweede taal is met de nieuwe website uitgesteld naar volgend jaar.

Naast de algemene communicatie via nieuwsbrieven en internet, heeft iedere projectpartner een eigen accountmanager. Deze ziet toe op de uitvoering van het project en de toevoer van informatie ten behoeve van donateurs en ondersteunt de projectpartner vanuit Nederland waar mogelijk.

Press relations
Met een zeer klein marketingbudget is PR het belangrijkste instrument om de naamsbekendheid van Net4kids te vergroten. De pers is daarom een belangrijke doelgroep, die Net4kids waar mogelijk probeert te betrekken bij de voortgang van de organisatie en haar projecten. Zo worden er ieder kwartaal voortgangsrapportages gestuurd naar een selecte groep journalisten. Dit lijkt in toenemende mate resultaten te genereren, gezien het aantal ‘terugkerende’ artikelen van dezelfde journalist.

In 2006 is bovendien voor het eerst ook een thematische perslunch georganiseerd over de toenemende rol van het bedrijfsleven in charitas, waarbij naast Net4kids ook MVO Nederland en Effectenkantoor Eureffect aanschoven en in gesprek gingen met vier journalisten. Hoewel er in eerste instantie slechts een tweetal artikelen uit voortkwam, legde de lunch met name op relationeel en inhoudelijk vlak een basis voor toekomstige samenwerking. De themalunch is begin 2007 is herhaald met vier andere journalisten.